Il nuovo CAD oltre la digitalizzazione: un sistema di ricerca documentale

La digitalizzazione dei documenti amministrativi è un passo fondamentale per poter valorizzare i dati in essi contenuti: un patrimonio informativo indispensabile per la corretta gestione dell’ente. Ma non basta digitalizzare i dati per renderli fruibili.

L’Albo Pretorio ad esempio ha completato il suo passaggio online nel 2013, ma per accedere agli atti contenuti in questo archivio in molti comuni servono dati che solo chi conosce in anticipo il contenuto del documento è in grado di fornire. Le difficoltà incontrate dalle pubbliche amministrazioni in termini di conservazione documentale emerge anche in un sondaggio condotto dall’Università della Calabria, che nel marzo 2017 ha sottoposto questionari a quasi 23 mila enti pubblici, il 45% dei quali non si è espresso in materia di archiviazione degli atti.

Ma ricercare, consultare e condividere gli atti è possibile solo attraverso una corretta archiviazione. Ecco perché l’ultima versione del Codice dell’Amministrazione Digitale prevede la costituzione di un sistema di ricerca documentale.

Nella sua sesta revisione, il CAD,  all’articolo 40-ter, assegna un nuovo compito alla Presidenza del Consiglio, quello di promuovere “lo sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a registrazione di protocollo”.

La norma promuove quindi le finalità che la piattaforma semantica SemplicePA già persegue con la propria pipeline di elaborazione linguistica, che, estraendo automaticamente dagli atti amministrativi varie entità, ne semplifica notevolmente la navigazione. In SemplicePA i documenti sono infatti navigabili per riferimenti ad atti amministrativi, leggi, codici identificativi di gara, partite iva, importi, nomi di organizzazioni, aziende ed associazioni, nomi di persona, indirizzi, città.

D’altra parte, l’ontologia verticalizzata sul dominio della PA consente di catalogare automaticamente gli atti in diversi argomenti, che rispecchiano i vari settori di competenza degli enti pubblici, come l’istruzione, i servizi sociali, i bandi emessi e i contratti stipulati.

Con SemplicePA non solo i diretti interessati ma tutti i cittadini potranno consultare gli atti pubblici, favorendo la loro partecipazione alla vita dell’amministrazione. Un’amministrazione che diviene così più trasparente e più efficiente.

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