In tema di conservazione dei documenti, AGiD continua a dedicare un importante spazio al “fascicolo informatico” nel nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale, in vigore dal 27 gennaio 2018, introducendo però con qualche novità. Il fascicolo faciliterà la conservazione e il reperimento dei documenti nel nuovo sistema di ricerca documentale, che sarà costituito proprio in base alle indicazioni del sesto decreto correttivo.
Secondo l’articolo 41, attraverso il nuovo sistema di ricerca degli atti, il fascicolo elettronico potrà essere “direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento e dagli interessati”. “La conservazione e trasmissione del documento” amministrativo dovrà avvenire attraverso il fascicolo digitale anche secondo le “regole concernenti il protocollo informatico”.
Il fascicolo informatico, insomma, dovrà raccogliere tutti gli atti relativi a un singolo procedimento indipendentemente da chi li abbia formati. Ma come recuperare i documenti interni a un fascicolo se questo non è stato protocollato correttamente?
Il sistema di indicizzazione semantica di SemplicePA fornisce un metodo intelligente per la ricerca degli atti amministrativi: il suo modello di elaborazione linguistica è infatti creato su misura per la consultazione dei documenti della pubblica amministrazione.
Anzitutto SemplicePA permette una gestione personalizzata dei fascicoli: ciascun utente potrà infatti raggruppare manualmente in fascicoli i documenti che intende conservare. Ma a caratterizzare le potenzialità di SemplicePA è la sua capacità di estrarre dai documenti dati fondamentali alla ricostruzione dell’iter di un procedimento, con una particolare attenzione agli appalti pubblici.
A guidare la piattaforma nella costituzione automatica del fascicolo sono i nomi degli organismi e delle aziende citate all’interno dei documenti, che sono individuate anche attraverso l’estrazione delle partite iva; e ancora, i riferimenti legislativi e quelli ad altri atti, il Codice Identificativo di Gara (CIG) e il Codice Unico di Progetto (CUP).
Consultando il singolo documento, l’utente ha accesso immediato non solo ai documenti con lo stesso CIG, ma anche i documenti interni all’appalto che riguardano diversi stralci, raccomandati automaticamente da SemplicePA nella consultazione di ciascun atto.